Есть ли должность помощник руководителя

Квалификационные требования к помощнику руководителя устанавливаются профессиональным стандартом, утвержденным Приказом Минтруда от 06. Стандарт определяет следующие требования к работникам: образование — среднее специальное; дополнительное образование — программа профподготовки по профессии служащих; требования к опыту — не предъявляются; особые условия допуска к работе — не предъявляются. Функции Профессиональный стандарт необходим работодателю для понимания четких функциональных требований к сотруднику. Но закон позволяет выбирать между требованиями стандартов и квалификационных справочников.

Вот что сказано о секретарях в упомянутой группе: Секретари выполняют технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя учреждения организации или предприятия, используя компьютер, средства оргтехники и иные технические средства. Их обязанности включают: организацию приема посетителей, телефонных переговоров, прием телефонограмм; ведение стенографических записей текстов, подготовленных руководителем документов, с последующей их расшифровкой; работу под диктовку или с письменными материалами, используя пишущую машину или компьютер; прием и отправку в некоторых случаях информации по телетайпу, телефаксу или при помощи иных технических средств; ведение делопроизводства; обеспечение рабочего места руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами оргтехники; выполнение родственных по содержанию обязанностей; осуществление контроля за другими работниками [2]. К последней, помимо секретарей, относятся операторы ЭВМ, стенографистки, машинистки и др. В общем, вышеприведенные обязанности не идут в разрез с реальностью, разве что упоминание телетайпа и печатной машинки кого-то заставит улыбнуться а кого-то и вздрогнуть. И это все? А где визовая поддержка, организация командировок, протоколирование совещаний?

Как записать должность? Помощник руководителя.

Кому необходим:руководителям крупных западных компаний. Кому подчиняется:исключительно руководителю. Для выполнения поручений личного характера, которые в практике руководителя встречаются довольно часто, в штатное расписание включают такую должность, как персональный ассистент.

Обычно такие работы связаны с выполнением каких-то поручений для членов семьи и близких людей руководителя. Такой сотрудник часто занят организацией семейных мероприятий, праздников, организацией досуга детей директора и т. Средний возраст персонального ассистента 26 — 35 лет, высшее профильное образование, максимум организационных навыков, сдержанность и коммуникабельность.

Секретарь Кому необходим: компаниям крупного, среднего и малого бизнеса. Кому подчиняется: руководящему составу. Должность секретаря нужна практически на каждом предприятии, независимо от организационно-правовой формы. В обязанности этого сотрудника входит прием и регистрация входящей корреспонденции, ответ на телефонные звонки и своевременное переключение связи на начальника, контроль оборота документов, обеспечение нормальной работы в офисе, создание и поддержание позитивного микроклимата в приемной руководства.

На такую должность чаще всего приглашают девушек в возрасте 22 — 30 лет с высшим, средне-специальным реже — общим образованием, свободно владеющие навыками уверенного пользователя ПК, способного быстро печатать документы и обрабатывать большой объем входящей информации. Не последнее место отводится и таким личным качествам, как ответственность, коммуникабельность, исполнительность и деловой этикет.

Секретарь-помощник Кому необходим: руководителям компаний со штатом не более 25 сотрудников. Кому подчиняется: руководителю. Секретарем-помощником является тот же помощник руководителя, ответственный за обеспечение нормальной работы специалистов офиса. Этот сотрудник печатает исходящую корреспонденцию, встречает гостей и подает напитки, отвечает на вопросы гостей и обеспечивает приятный, доброжелательный микроклимат. Высшее образование приветствуется, умение оперативно пользоваться оргтехникой и быстро печатать, обрабатывать входящую корреспонденцию.

Соискателям с практическим опытом гораздо легче найти работу. Секретарь на ресепшн Кому необходим: компании, в которой работают более 60 сотрудников, с большим посетительским потоком. Кому подчиняется: офис-менеджеру, помощнику руководителя или самому руководителю. Обязанность помощника руководителя не ограничивается работой с корреспонденцией и ответами на входящие звонки.

Для крупных компаний, взаимодействующих с многочисленными деловыми партнерами, очень важно, чтобы их встречал приветливый секретарь приятной внешности, с располагающей улыбкой и правильными манерами. Так, секретарь на ресепшене отвечает за прием гостей, угощение напитками и десертом, работает с курьерами в части приемки заказов и отправки корреспонденции.

Так как секретари на ресепшене одними из первых в силу своих обязанностей вступают в контакт с посетителями, они должны быть доброжелательными, предупредительными и ориентированными, прежде всего, на встречу и сопровождение клиентов. Секретарь-референт Кому необходим: компаниям среднего класса. В частности, секретарь-референт присутствует на переговорах начальства с партнерами и руководителями подразделений компании, ведет протоколы совещаний и переговоров, обеспечивает документальное сопровождение совещаний руководителя.

Следует отметить, что функции секретаря-референта постепенно изменяются, и должностная инструкция помощника руководителя предполагает выполнение различных смежных функций. Администратор Кому необходим: компаниям, специализирующимся на оказании услуг. Кому подчиняется: руководителю компании, управляющему, либо же административному директору.

Необходимо отметить, что должностные обязанности помощника руководителя схожи с обязанностями секретаря, личного помощника и секретаря-референта.

При детальном рассмотрении несколько отличаются от них функции администратора. Должность администратора учреждают в компаниях, специализирующихся на оказании услуг. В частности, администратор занимается встречей гостей, организацией деловых встреч и переговоров, следит за графиком посещения приема. Основной задачей администратора является обеспечение максимального удобства и комфорта посетителям во время нахождения в офисе компании.

Не удивительно, что на должность администратора приглашаются, чаще всего, девушки и юноши приятной внешности, владеющие правилами делового и корпоративного этикета, устойчивые к стрессам и способные одновременно выполнять несколько функций.

Офис-менеджер Кому необходим: компаниям среднего масштаба с численностью персонала более 25 человек. Кому подчиняется: руководителю, административному директору. В задачи этого специалиста входит решение проблем технического обеспечения сотрудников, работающих в офисе.

Для правильного учета всех операций, офис-менеджер ведет необходимую учетную документацию. Необходимо учесть, что западноевропейские офис-менеджеры выполняют четко обозначенные функции. В отличие от них, российские специалисты этого профиля часто выполняют работу секретаря. Оптимальный возраст соискателей на должность офис-менеджеров составляет 23 — 35 лет. Чтобы соответствовать данной должности, специалист должен обладать высокими коммуникативными навыками, быть стрессоустойчивым и обладать приятной внешностью.

Опыт работы помощником руководителя будет в приоритете. В государственных предприятиях и компаниях со смешанной формой собственности в штатное расписание включают должность делопроизводителя, как, впрочем, и остальные, строго регламентированные должности. Этот сотрудники следит за документооборотом, разбирает и систематизирует письма, Приказы руководителя, архивную документацию и прочие документы предприятия.

Среди требований, предъявляемых к соискателю данной должности, следует обозначить: внимательность, оперативное выполнение поручений, знание правил заполнения документов, грамотность.

Помощник — это уже близкий человек! Во время заключения трудового соглашения эту девушку приняли на работу в качестве секретаря. В процессе работы она продемонстрировала хорошие организационные и коммуникативные способности, и со временем была утверждена в должности личного помощника.

Как я принял решение об утверждении именно этой кандидатуры? Прежде всего, должен отметить адекватную реакцию на замечания руководителя, высокие организаторские способности, умение корректно и обоснованно излагать свою позицию.

В довершение к сказанному, отмечу высокую степень самоорганизации и дисциплины, отличные профессиональные навыки и соблюдение норм корпоративной этики. Принимая посетителей компании, личный помощник способствует формированию положительного имиджа дирекции. В его обязанности входит подготовка нужной документации, расписание встреч руководителя с партнерами и посетителями, организация деловых совещаний и личных встреч.

Помощник, безусловно, создает гармоничный психологический климат, что очень важно при длительном личном контакте. Рабочий регламент: как написать и внедрить Обязанности помощника руководителя: что он должен делать?

Примечательно, что помощник успешно совмещает разные по профилю функции: от простых секретарских до более ответственных и важных, заместительских. Какие рабочие функции обычно возлагаются на помощника, какими рамками ограничивается сфера его работы? Тайм-менеджмент: Разработка и согласование рабочего графика директора — вести переговоры о сроках визитов, встреч, совещаний, следить за расписанием и условиями проведения указанных мероприятий; Записывать и своевременно оповещать руководителя о графике предстоящих встреч, поездок и прочих дедлайнов.

Если в резюме помощника руководителя будет отмечено, что соискатель имеет опыт в данной работе, это сыграет решающую роль в выборе сотрудника.

Ведение документации: Приемка, сортировка и переадресация входящей корреспонденции. Группировка по срочности, уровню значимости важности , вручение писем руководителю для ознакомления и визирования. Работа с документацией — профессиональное составление деловой переписки и прочей документации, оформление заявок в соответствии с требованиями делового этикета и документооборота, редактирование писем, составленных руководителем.

Поддержание деловых контактов: Тактично и вежливо отвечать на входящие звонки, владеть информацией о том, когда и как соединить абонента с руководителем. Важность процедуры заключается в том, что в каждом случае решение о целесообразности подключения нужно принимать самостоятельно.

Максимально ограждать директора от излишних затрат времени, бесполезных контактов, сохраняя при этом имидж компании и непосредственного руководителя. Работа офис-менеджера: Обеспечить соответствие рабочего места руководителя стандартным требованиям рационализации, комфорта и максимальной функциональности.

Поддерживать контактные связи с партнерами, уметь оперативно решать вопросы технического обеспечения и прочие актуальные задачи. Работа заместителя: Оперативно и безошибочно находить полезную для руководителя информацию, своевременно разбираться с адресами и контактами потенциальных партнеров и клиентов; Представлять руководителя или интересы компании на представительских встречах, деловых мероприятиях, уметь находить ответы на поставленные вопросы, четко выражать позиции руководителя.

Личный помощник руководителя должен соответствовать запросам как непосредственного руководителя, так и статусу компании. В небольших при необходимости — и в крупных компаниях помощник руководителя может разделять рабочие функции с другими сотрудниками, и наоборот, совмещать работу помощника с прочими функциями по основному Договору. Опыт пратика глава представительства компании Pfizer в России, Москва Специалист, работающий в компании в должности персонального ассистента, занят выполнением следующих работ: разрабатывает и согласовывает деловое расписание на день и на неделю; руководит работой, связанной с организацией командировок, деловых встреч и презентаций; отвечает за своевременное уведомление руководителя о предстоящих контактах с партнерами и посетителями и т.

Естественно, такой специалист должен обладать оптимальным набором коммуникативных навыков: корпоративная этика, высокая адаптивность в быстро изменяющихся условиях, точность и пунктуальность, внимательность и доброжелательность.

Лучший ассистент — тот, кто понимает и осознает, что нужно еще предпринять для улучшений условий работы директора. Современные инструкции не в полной мере охватывают должностные обязанности помощника руководителя, но опытный секретарь хорошо представляет себе сущность этой работы.

Чем искреннее сотрудник заботится о компании, тем успешнее будет его карьера, независимо от должности. Личный помощник руководителя, проявляющий здоровое и своевременное беспокойство об условиях работы руководства, всегда будет отмечен по заслугам, ведь для руководителя очень важно, чтобы рядом с ним всегда находился человек, который полностью разделяет его интересы и позицию, в какой бы стране или регионе они не находились.

Специалист, помогающий мне в работе и трудоустроенный на должность ассистента, обеспечивает комфортные условия для проведения важных административных и организационных мероприятий. Дополню, что эти условия важны не только лично для меня, но и для партнеров, что, в конце концов, сказывается на интересах всей компании. Более того, я доверяю своему секретарю на интуитивном уровне, понимая, что он полностью разделяет со мной интересы компании и мои собственные интересы.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: 3 главные функции помощника руководителя - Валерий Ходорцов

Функциональные обязанности помощника руководителя: Специфика должности «помощник руководителя», обязанности и особенности работы предполагают особый склад характера. Прежде Но есть и особая специфика. Меня повысили до помощника руководителя, но такой должности в других служащих нужно, то там еще документовед есть и завканц.

Меня повысили до помощника руководителя, но такой должности в справочнике нет. В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 21 августа 1998 г. N 37 в разделе "должности служащих технических исполнителей " содержится характеристика должности "Секретарь руководителя". Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, телефаксу, телексу и т. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация , ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Кому необходим:руководителям крупных западных компаний. Кому подчиняется:исключительно руководителю.

Помощник руководителя организации относится к категории специалистов. На должность помощника руководителя организации назначается лицо, имеющее высшее образование без предъявления требований к стажу работы. В своей деятельности помощник руководителя организации руководствуется: 1.

Должностные обязанности помощника руководителя

Ведение документации: работа с документами — это грамотное со всех точек зрения составление деловых писем, бумаг, заявлений, договоров, распоряжений, различных отчетов и т. Тайм-менеджмент: составление и планирование графика, расстановка задач по приоритетам, отслеживание расписания; фиксирование задач и напоминание о них руководителю, информирование о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях; оптимальная организация рабочего дня руководителя; планирование собственного рабочего времени. Работа заместителем функции второго лица : владеть в совершенстве не только базовыми профессиональными знаниями и умениями, но и обладать определенными знаниями в различных сферах; способность управлять: организовывать сотрудников в т. Управление секретариатом: постановка задач водителям, курьерам, осуществление закупок для мероприятий, совмещение функций офис-менеджера; оформление договоренностей с поставщиками, обращение в нужную инстанцию для оперативного решения вопросов с техническим обеспечением процесса работы; жизнеобеспечение кабинета руководителя и приемной. Работа переводчиком: письменный перевод документов; ведение деловой переписки на иностранном языке. Управление личными делами руководителя личное сопровождение. Какими качествами обладают лучшие ассистенты руководителя? Наиболее важным качеством для руководителей оказалась преданность. Лояльность, работа за идею, а не за деньги, умение читать мысли первого лица, определять по телефону плохое настроение босса, не обращать внимания на недовольство в свой адрес, когда выплескивается накопившееся раздражение из-за безответственности подчиненных, недобросовестности партнеров, проблем с родственниками, неподходящей погоды и пр. Отличительная черта лояльного помощника — искренняя и неизменная готовность помочь, даже если решение данной проблемы не прописано в контракте.

Как лучше назвать мою должность: Помощник руководителя, менеджер или еще как-то?

Личный помощник руководителя: обязанности и требования Главный ресурс любой организации — ее сотрудники. Именно они способствуют росту и процветанию производства. Грамотные начальники ценят своих работников. Среди прочих значимых должностей, особенно выделяется помощник руководителя. Обязанности и значение которого трудно переоценить. Это правая рука и главный советник, организатор мероприятий и координатор встреч. Без хорошего ассистента топ-менеджеру будет очень сложно управлять предприятием. Отличительные особенности и специфика деятельности ассистента Нет такой должности, которая была бы столь противоречива и неоднозначна по требованиям, как помощник руководителя. Обязанности сотрудников занятых этим видом деятельности включают в себя довольно много пунктов.

Добрый день, коллеги. Очень хочется услышать ваше мнение по следующему вопросу.

Отметим, что ассистент руководителя, обязанности которого совпадают с вышеперечисленными, зачастую вынужден выполнять ряд личных поручений. Данный круг обязанностей рекомендуется определять непосредственно при приеме на работу. Личные качества помощника руководителя Задачи помощника руководителя не из легких. Поэтому сотрудник должен быть максимально готов к их выполнению, как морально, так и физически.

Ассистент руководителя. Основные характеристики

.

Личный помощник руководителя: обязанности и задачи

.

Помощник руководителя

.

Должность помощник руководителя

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как пройти собеседование на должность "Ассистент руководителя"
Похожие публикации